Hồ sơ & Thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cá thể [2025]

Thủ tục đăng ký hộ kinh doanh là quy trình pháp lý cần thiết để cá nhân hoặc thành viên hộ gia đình được công nhận và chịu trách nhiệm trước hoạt động kinh doanh của mình. Hãy cùng Kế Toán Phía Nam tìm hiểu chi tiết về điều kiện, hồ sơ, thủ tục, lệ phí đăng ký hộ kinh doanh cũng như những thay đổi về thủ tục đăng ký kinh doanh hộ cá thể từ ngày 01/7/2025 trong bài viết dưới đây.

Các thay đổi trong thủ tục đăng ký hộ kinh doanh từ ngày 01/7/2025

Kể từ ngày 01/7/2025, quy trình đăng ký hộ kinh doanh cá thể đã có những sự điều chỉnh và thay đổi quan trọng. Do đó, các cá nhân, thành viên trong hộ gia đình cần lưu ý những thông tin sau để đảm bảo thực hiện đúng : 

(1) Chuyển đổi thẩm quyền đăng ký hộ kinh doanh về cấp xã : Theo Nghị định 125/2025/NĐ-CP, thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cá thể sẽ được thực hiện tại cấp xã thay vì cấp huyện như quy định trước đây.

(2) Sử dụng mã định danh cá nhân thay cho mã số thuế : Đối với các hộ kinh doanh là cá nhân không thành lập doanh nghiệp, mã định danh cá nhân sẽ được sử dụng để thay cho mã số thuế. Do đó, các cá nhân cần chủ động cập nhật và đồng bộ thông tin giữa cơ quan thuế và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

(3) Cập nhật 23 biểu mẫu mới cho hộ kinh doanh : Thông tư 43/2025/TT-BTC đã ban hành 23 biểu mẫu mới áp dụng cho việc kê khai, đăng ký và báo thuế thuế của các hộ kinh doanh. 

(4) Yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử với hộ có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm : Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm phải bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế cho các giao dịch bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ. 

Thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cá thể áp dụng từ ngày 01/7/2025

Gần đây, quy định liên quan đến thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cá thể đã được điều chỉnh thông qua các Nghị định, Thông tư mới được ban hành, đặc biệt là Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp. Hãy cùng Kế Toán Phía Nam điểm qua các bước trong quy trình đăng ký hộ kinh doanh cá thể theo quy định hiện hành :

Bước 1 : Chuẩn bị bộ hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh cá thể

Căn cứ theo Điều 99 của Nghị định 168/2025/NĐ-CP, từ ngày 01/7/2025, hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh cá thể chỉ bao gồm 2 loại giấy tờ sau :

• Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh.
• Bản sao công chứng của Giấy ủy quyền của các thành viên hộ gia đình cho một thành viên làm chủ hộ kinh doanh.

Trong khi trước đây, ngoài 2 loại giấy tờ trên, hồ sơ thành lập hộ kinh doanh cá thể còn bao gồm :

• Bản sao hợp lệ CMND/CCCD/Hộ chiếu của chủ hộ kinh doanh và các thành viên trong hộ gia đình (nếu có).
• Bản sao hợp lệ biên bản họp của các thành viên trong hộ gia đình về việc thành lập hộ kinh doanh cá thể.
• Bản sao của hợp đồng thuê nhà, mượn nhà hoặc bản sao của Sổ đỏ nếu chủ hộ sử dụng nhà riêng làm địa chỉ đăng ký hộ kinh doanh.
• Văn bản ủy quyền (nếu chủ hộ ủy quyền cho cá nhân/ tổ chức nộp hồ sơ).
• Bản sao hợp lệ chứng chỉ hành nghề (nếu kinh doanh ngành nghề có yêu cầu bằng cấp, chứng chỉ hành nghề).

Bước 2 : Nộp hồ sơ đăng ký thành lập hộ cá thể

Trước ngày 01/7/2025, nơi giải quyết hồ sơ, thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cá thể thuộc thẩm quyền của Phòng Tài chính – Kế hoạch cấp huyện. Tuy nhiên, sau khi tái cơ cấu bộ máy hành chính thành 2 cấp (tỉnh, xã), toàn bộ thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh sẽ được chuyển giao về UBND cấp xã.

➧ Cách 1 : Nộp hồ sơ trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã hoặc qua dịch vụ bưu chính.

➧ Cách 2 : Nộp hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh online tại Cổng Dịch vụ công Quốc gia.

Hướng dẫn thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cá thể online tại Cổng Dịch vụ công Quốc gia :

• Đăng nhập tài khoản.
• Nhập và tìm kiếm từ khóa “đăng ký thành lập hộ kinh doanh”.
• Chọn cơ quan tiếp nhận hồ sơ thành lập hộ kinh doanh cá thể.
• Nhập đầy đủ thông tin của chủ hộ kinh doanh.
• Tải hồ sơ lên hệ thống.
• Chọn hình thức nhận kết quả và thanh toán lệ phí đăng ký kinh doanh hộ cá thể.
• Hoàn tất quá trình nộp hồ sơ.

➧ Cách 3 : Nộp hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh online tại Hệ thống thông tin về đăng ký hộ kinh doanh.

Bước 3 : Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã sẽ tiếp nhận và giải quyết hồ sơ trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được bộ hồ sơ theo quy định. Cụ thể :

• Nếu hồ sơ hợp lệ : Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký thành lập hộ kinh doanh và thông báo đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Nếu hồ sơ không hợp lệ : Cơ quan có thẩm quyền sẽ gửi thông báo bằng văn bản cho cá nhân đăng ký về nội dung cần chỉnh sửa. Hộ kinh doanh có 60 ngày để hoàn thiện hồ sơ, nếu quá thời hạn, hồ sơ đăng ký kinh doanh hộ cá thể sẽ không còn hiệu lực.

Trong trường hợp sau 3 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ, cá nhân hoặc hộ kinh doanh không nhận được giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hoặc thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung thì có quyền khiếu nại, tố cáo theo quy định pháp luật.

Ghi chú : Hồ sơ được xem là hợp lệ nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện đăng ký hộ kinh doanh sau :

• Ngành, nghề đăng ký kinh doanh không thuộc danh mục ngành, nghề bị cấm đăng ký kinh doanh.
• Đặt tên hộ kinh doanh phải phù hợp với quy định tại Điều 86 Nghị định 168/2025 NĐ-CP.
• Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh phải đầy đủ, hợp lệ và đúng quy định pháp luật.
• Phải hoàn tất việc nộp lệ phí làm giấy phép kinh doanh hộ gia đình.

Chi phí đăng ký thành lập hộ kinh doanh cá thể là bao nhiêu ?

Theo Thông tư 85/2019/TT-BTC, việc quyết định mức thu lệ phí đăng ký kinh doanh thuộc thẩm quyền của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh và dao động từ 100.000 đồng/lần đến 300.000 đồng/lần. Ví dụ tại TP. Hồ Chí Minh và Hà Nội, mức thu lệ phí khi làm thủ tục đăng ký hộ kinh doanh đều là 100.000 đồng/lần đăng ký. Ngoài ra, tùy thuộc vào tình hình thực tế của chủ hộ kinh doanh có thể phát sinh các khoản phí như :

• Chi phí công chứng giấy tờ (bản sao CMND/CCCD, hợp đồng thuê mặt bằng, giấy tờ quyền sử dụng đất,…) dao động từ 10.000 đồng – 50.000 đồng/mỗi bản.
• Chi phí liên quan đến ngành, nghề kinh doanh có điều kiện (an toàn thực phẩm, y tế, giáo dục,…) dao động từ 500.000 đồng đến vài triệu đồng tùy vào ngành, nghề và loại giấy phép.
• Các chi phí liên quan khác như chi phí đăng ký thuế, chi phí in hóa đơn, chi phí mở tài khoản ngân hàng,…

Các điều cần lưu ý khi làm thủ tục đăng ký hộ kinh doanh

So với việc thành lập doanh nghiệp, thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cá thể thường đơn giản hơn về quy định, hồ sơ, thủ tục,… Tuy nhiên, để đảm bảo quá trình xin giấy phép kinh doanh hộ gia đình diễn ra suôn sẻ và đúng pháp luật, bạn cần lưu ý những điều sau :

Lưu ý về đối tượng thành lập hộ kinh doanh cá thể

Căn cứ theo Điều 82 của Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định về các đối tượng được quyền thành lập hộ kinh doanh cá thể là cá nhân, thành viên trong hộ gia đình mang quốc tịch Việt Nam và đáp ứng 2 điều kiện sau :

• Từ đủ 18 tuổi trở lên
• Có đầy đủ năng lực hành vi dân sự.

Ngoài ra, Nghị định trên cũng nêu rõ một cá nhân chỉ được đứng tên duy nhất một hộ kinh doanh trên phạm vi cả nước. Trường hợp cá nhân đã là hộ kinh doanh trước đó và hộ kinh doanh này chưa được giải thể thì cá nhân đó không thể đủ điều kiện để đăng ký thành lập hộ kinh doanh mới (muốn đăng ký hộ kinh doanh mới thì phải làm thủ tục giải thể hộ kinh doanh cũ).

Quy định về việc đặt tên cho hộ kinh doanh cá thể

Đặt tên cho hộ kinh doanh cũng cần tuân thủ theo các quy định pháp luật hiện hành nhằm đảm bảo tính chuyên nghiệp và tránh nhầm lẫm trong quá trình kinh doanh. Theo đó, việc đặt tên hộ kinh doanh cần tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau :

• Phải bao gồm cụm từ “Hộ kinh doanh” và tên riêng của hộ kinh doanh.
• Tên của hộ kinh doanh không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của các hộ kinh doanh khác đã đăng ký trong phạm vi cấp xã.
• Nghiêm cấm sử dụng các từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc khi đặt tên.

Lưu ý : Các trường hợp tên tiếng Việt của hộ kinh doanh viết hoàn toàn giống nhau, không phân biệt chữ hoa hay chữ thường, đều được xem là trùng tên.

➤ Tham khảo thêm : Các quy định về cách đặt tên cho hộ kinh doanh (kèm ví dụ)

Yêu cầu về địa điểm đăng ký thành lập hộ kinh doanh

Địa điểm kinh doanh của hộ kinh doanh là nơi hộ kinh doanh tiến hành các hoạt động sản xuất, kinh doanh và đóng vai trò là địa chỉ liên hệ với cơ quan nhà nước được xác định theo địa giới hành chính tại Việt Nam. Lưu ý, tuyệt đối không được đăng ký các địa điểm không được phép kinh doanh (ví dụ : căn hộ chung cư để ở). Theo đó, các hộ kinh doanh cần lưu ý các vấn đề sau khi làm thủ tục đăng ký hộ kinh doanh :

➧ Hộ kinh doanh được phép hoạt động kinh doanh tại nhiều địa điểm khác nhau nhưng cần đăng ký một địa điểm cố định làm trụ sở kinh doanh. Đối với các địa điểm kinh doanh còn lại (ngoài trụ sở chính), hộ kinh doanh cần thông báo với cơ quan thuế, cơ quan quản lý thị trường tại nơi các địa điểm này hoạt động.

➧ Trong trường hợp hộ kinh doanh không có địa điểm cố định thì phải chọn một địa chỉ cụ thể để đăng ký làm trụ sở và ghi rõ không hoạt động kinh doanh tại địa điểm này. Nếu sau khi thành lập, hộ kinh doanh hoạt động tại một địa điểm cố định khác thì phải đăng ký lại địa chỉ đó làm trụ sở chính.

Quy định về vốn đăng ký hộ kinh doanh cá thể

Hiện nay, pháp luật Việt Nam chưa có quy định về số vốn để đăng ký hộ kinh doanh. Do đó, đăng ký số vốn bao nhiêu tùy thuộc và khả năng tài chính cũng như quy mô, lĩnh vực hoạt động mà chủ hộ kinh doanh dự kiến kinh doanh. Tuy nhiên, cá nhân đăng ký hộ kinh doanh cần đặc biệt lưu ý hộ kinh doanh sẽ phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản hiện có của mình đối với mọi hoạt động kinh doanh và rủi ro phát sinh, chứ không giới hạn ở số vốn đăng ký.

Ngoài ra, bạn có thể tìm hiểu thêm các loại thuế và cách tính thuế áp dụng cho hộ kinh doanh. Các khoản thu này được xác định dựa trên mức doanh thu hàng năm mà không phải mức cố định.

➤ Xem thêm : Các loại thuế và cách tính thuế đối với hộ kinh doanh

Hạn mức số lượng lao động tối đa trong hộ kinh doanh

Theo quy định trước đây, các hộ kinh doanh cá thể chỉ được phép sử dụng tối đa 9 lao động. Tuy nhiên, theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, từ ngày 01/7/2025, các hộ kinh doanh sẽ không còn bị giới hạn về số lượng lao động được phép sử dụng. 

Lưu ý về ngành, nghề hộ kinh doanh được đăng ký

Hộ kinh doanh được quyền đăng ký mọi ngành, nghề kinh doanh miễn là những ngành, nghề đó không bị pháp luật cấm. Đối với các ngành, nghề kinh doanh có điều kiện như ăn uống, giáo dục, y tế,… hộ kinh doanh phải đảm bảo đáp ứng các điều kiện đó trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh.

Các câu hỏi khi làm thủ tục đăng ký hộ kinh doanh

Một cá nhân có thể thành lập nhiều hộ kinh doanh cùng lúc không?

Theo quy định hiện hành, mỗi cá nhân chỉ được phép đăng ký một hộ kinh doanh duy nhất trên phạm vi toàn quốc.

Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh cá thể cần gì?

Bộ hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh cá thể bao gồm giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh và văn bản ủy quyền của các thành viên hộ gia đình cho một thành viên cụ thể làm chủ hộ kinh doanh (nếu có).

Có thể đăng ký kinh doanh hộ cá thể ở đâu?

Có 2 cách chính để nộp hồ sơ là nộp hồ sơ trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi hộ kinh doanh của bạn đặt trụ sở hoặc nộp hồ sơ qua mạng tại Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng thông tin quốc gia về đăng ký hộ kinh doanh.

Làm thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cá thể bao lâu có kết quả?

Thời gian để Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã xét duyệt và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh là 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ hợp lệ. Trong trường hợp hồ sơ không hợp lệ, trong thời hạn trên, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã sẽ gửi thông báo bằng văn bản cho người nộp hồ sơ, trong đó nêu rõ lý do và yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

Trong quá trình thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cá thể, nếu bạn gặp khó khăn trong việc chuẩn bị hồ sơ, thực hiện các thủ tục trên hoặc cần tư vấn về dịch vụ đăng ký hộ kinh doanh, hãy gọi cho Kế Toán Phía Nam qua số 0907 958 871 để được hỗ trợ tư vấn pháp lý và các dịch vụ liên quan đến kế toán thuế hộ kinh doanh.