Hồ sơ, thủ tục giải thể văn phòng đại diện [Chi tiết]

Văn phòng đại diện được hiểu là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp được ủy quyền để thực hiện các hoạt động nghiên cứu thị trường, quảng bá thương hiệu cũng như hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận đối tác mới. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp cần giải thể văn phòng đại diện để phù hợp với chiến lược kinh doanh hoặc tuân thủ quy định pháp luật. Bài viết này của Kế Toán Phía Nam sẽ cung cấp thông tin chi tiết về hồ sơ, trình tự và thủ tục giải thể văn phòng đại diện giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện và tránh được các vấn đề pháp lý phát sinh.

Khi nào cần giải thể/ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện?

Do văn phòng đại diện không trực tiếp tạo ra doanh thu nên việc duy trì hoạt động sẽ gây áp lực lên nguồn lực tài chính của doanh nghiệp trong những giai đoạn khó khăn. Do đó, doanh nghiệp có thể chủ động đóng cửa hoặc giải thể văn phòng đại diện để giảm thiểu áp lực tài chính hoặc khi có sự điều chỉnh trong chiến lược kinh doanh.

Ngoài ra, theo khoản 1 Điều 213 của Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều 35 của Nghị định 07/2016/NĐ-CP, văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam và của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam có thể bị giải thể trong các trường hợp sau :

• Do công ty mẹ giải thể nên văn phòng đại diện phải tiến hành giải thể theo.

• Hết thời hạn hoạt động đã được ghi trong giấy phép thành lập văn phòng đại diện mà doanh nghiệp không chủ động gia hạn hoặc Cơ quan cấp Giấy phép không đồng ý gia hạn.

• Bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành quyết định thu hồi giấy phép hoạt động của văn phòng đại diện.

•  Hoạt động thực tế của văn phòng đại diện không tuân thủ các cam kết đã được ghi nhận trong giấy phép thành lập theo quy định của pháp luật.

Chi tiết hồ sơ & thủ tục giải thể văn phòng đại diện

Thủ tục giải thể văn phòng đại diện đòi hỏi doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan. Quy trình giải thể văn phòng đại diện được hướng dẫn cụ thể tại khoản 1, Điều 72 của Nghị định 01/2021/NĐ-CP:

Hồ sơ & thủ tục đóng mã số thuế VPĐD tại Cơ quan thuế

Bước đầu tiên trong thủ tục giải thể văn phòng đại diện là hoàn tất các nghĩa vụ về thuế và chấm dứt hiệu lực MST tại cơ quan thuế. Việc này đảm bảo rằng văn phòng đại diện không còn bất kỳ khoản nợ thuế nào trước khi chính thức ngừng hoạt động.

Hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế văn phòng đại diện để gửi cho Cơ quan thuế bao gồm :

• Thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế của VPĐD theo mẫu số 24/ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC.

• Quyết định giải thể văn phòng đại diện và biên bản họp của chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông.

• Bản sao của Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

• Giấy ủy quyền kèm bản sao chứng thực giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền để nộp hồ sơ (nếu có).

Sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan thuế sẽ kiểm tra và gửi giấy xác nhận về việc chấm dứt hiệu lực mã số thuế của văn phòng đại diện theo đúng quy định của pháp luật.

Hồ sơ & thủ tục giải thể văn phòng đại diện 

chỉnh sửa nội dung sau theo văn phong chuyên nghiệp và trang trọng :  Hồ sơ và trình tự tiến hành thủ tục giải thể văn phòng đại diện của doanh nghiệp được quy định chi tiết tại tại Điều 72 Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Theo đó, các doanh nghiệp có nhu cầu giải thể văn phòng đại diện cần tiến hành theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ giải thể văn phòng đại diện theo quy định

Hồ sơ giải thể văn phòng đại diện mà doanh nghiệp cần nộp được quy định chi tiết tại tại Điều 72 Nghị định 01/2021/NĐ-CP gồm :

• Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện theo mẫu tại Phụ lục II-20 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.

• Bản sao của Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

• Quyết định giải thể văn phòng đại diện và biên bản họp của chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông.

• Giấy ủy quyền kèm bản sao chứng thực giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền để nộp hồ sơ (nếu có).

• Danh sách người lao động cùng quyền lợi tương ứng của người lao động tại văn phòng đại diện.

• Danh sách các chủ nợ và số tiền nợ còn tồn đọng (nếu có).

• Con dấu của VPĐD (nếu có).

Bước 2 : Nộp hồ sơ giải thể văn phòng đại diện tại Sở KH & ĐT

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ giải thể trực tiếp tại Bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi VPĐD đặt trụ sở hoặc nộp online tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số.

Bước 3: Sở KH & ĐT xử lý hồ sơ và trả kết quả

Sau khi tiếp nhận hồ sơ yêu cầu chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ chuyển thông tin liên quan đến Cơ quan thuế. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo, Cơ quan thuế sẽ gửi ý kiến về việc hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế của VPĐD cho Phòng Đăng ký kinh doanh.

Trong thời hạn tối đa 05 ngày tính từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành cập nhật thông tin về việc giải thể văn phòng đại diện lên  hệ thống Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp nếu cơ quan thuế  không phản đối đồng thời ban hành thông báo chính thức về việc giải thể.

Hồ sơ & thủ tục hoàn trả mẫu dấu tại cơ quan công an

Đối với văn phòng đại diện được thành lập trước ngày 01/07/2015 và sử dụng con dấu do cơ quan công an cấp thì cần hoàn trả con dấu theo quy định. Còn các văn phòng đại diện thành lập từ  ngày 01/07/2015 trở đi và sử dụng con dấu do doanh nghiệp tự khắc thì không cần trả lại con dấu.

Hồ sơ hoàn trả con dấu VPĐD cho cơ quan công an gồm có:

• Công văn đề nghị hoàn trả con dấu cho cơ quan công an.

• Con dấu và bản gốc của Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.

• Quyết định giải thể văn phòng đại diện và biên bản họp của chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông.

• Giấy ủy quyền (nếu có).

Các lưu ý khi làm thủ tục giải thể văn phòng đại diện

Doanh nghiệp có nghĩa vụ tiến hành thủ tục giải thể văn phòng đại diện trong vòng 15 ngày kể từ ngày có quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, trừ trường hợp thu hồi do cưỡng chế nợ thuế.

Trong trường hợp doanh nghiệp giải thể văn phòng đại diện nhưng không thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng (Theo điểm b khoản 1 Điều 54 Nghị định số 122/2021/NĐ-CP).

Như vậy, Kế Toán Phía Nam đã tổng hợp tất cả thông tin về hồ sơ, trình tự thủ tục giải thể văn phòng đại diện cùng những lưu ý quan trọng. Nếu có bất kỳ thắc mắc liên quan đến việc giải thể văn phòng đại diện hoặc tư vấn dịch vụ pháp lý, xin vui lòng liên hệ qua Hotline 0907 958 871 để được hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.

Một số câu hỏi về giải thể (chấm dứt hoạt động) văn phòng đại diện

Trường hợp nào cần phải giải thể văn phòng đại diện?

Văn phòng đại diện cần làm thủ tục giải thể/ chấm dứt hoạt động trong trường hợp :

• Doanh nghiệp chủ động giải thể do không còn nhu cầu hoạt động.

• Hết thời hạn hoạt động mà doanh nghiệp không chủ động gia hạn hoặc Cơ quan cấp Giấy phép không đồng ý gia hạn.

• VPĐD bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động do vi phạm pháp luật.

• Hoạt động thực tế của văn phòng đại diện không tuân thủ các cam kết đã được ghi nhận trong giấy phép thành lập theo quy định của pháp luật.

Để tiến hành thủ tục giải thể văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần chuẩn bị những loại hồ sơ nào?

• Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện theo mẫu tại Phụ lục II-20 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.

• Bản sao của Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

• Quyết định giải thể văn phòng đại diện và biên bản họp của chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông.

• Giấy ủy quyền kèm bản sao chứng thực giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền để nộp hồ sơ (nếu có).

Có cần làm thủ tục đóng cửa văn phòng đại diện với cơ quan thuế không?

Có. Doanh nghiệp cần làm thủ tục giải thể văn phòng đại diện với cơ quan thuế quản lý trực tiếp nhằm chấm dứt hiệu lực mã số thuế và hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ nộp thuế theo quy định pháp luật hiện hành.

Khi giải thể/ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện có cần trả lại con dấu không?

Nếu văn phòng đại diện được thành lập và cấp con dấu trước ngày 01/07/2015 thì cần làm thủ tục hoàn trả cho cơ quan công an. Các trường hợp khác thì không bắt buộc phải hoàn trả con dấu theo quy định.